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コラム

交通費精算をICカードでスムーズに行う方法

交通費精算は手間がかかる

交通費精算をしっかりと行っている営業マンは少ないのではないでしょうか。これは、交通費精算の手続きに時間がかかることが関係しています。1ヶ月に数回しか会社の外に出ない人であればその時の交通手段や経路などを覚えていますが、毎日営業先を訪れている人の場合は把握してないことが多いです。また、その日のうちに運賃などを調べておけば良いと思うかもしれませんが、区間ごとの運賃を調べるのは意外と手間になります。ほかに重要度が高い仕事があれば後回しになりがちです。そのため、自分が使った交通費を精算しきれていない営業マンも多いでしょう。 多くの会社で行っている方法は、まずは営業マンなどが乗り降りした場所や金額をメモして、申請書に記載していく方法があります。申請書は紙の場合やPC上で入力するなどがありますが、ノートに書いてあったものを入力していくのは非効率な作業といえるでしょう。精算の締め切りは、多くの会社で月末になっているでしょう。月末は忙しい時期なので、精算の作業に時間を取れない場合があります。また、交通費精算は作業をする時間になるので、この作業に時間が取られてしまうと本来の仕事にも影響してしまうでしょう。 もしも、簡単に精算ができるようになれば、自分のお金が戻ってくるだけでなく作業の効率化にもつながります。営業マンがより企画や外回りの仕事に専念できるようになるため、会社としても業績の向上が期待できるでしょう。紙よりもパソコン上で管理するほうが楽ですが、入力は自分で行わなければならないことは変わりません。しかし、これはICカードでの交通費精算をすることで解決できます。ICカードでの方法を見ていきましょう。

ICカードを使う方法

交通費精算を簡単に行う方法として有効なのがICカードからデータを読み取り、クラウド上で管理するものです。この方法のメリットや特徴を下記で紹介します。この方法では、会社に設置したタブレット端末などに各個人が利用しているICカードをかざすことで、交通費情報を取り込みます。そのため、個人の交通費を自動で記録することが可能です。この取り込んだデータを社員がチェックしてマネージャーが承認していきます。その後、経理担当者などの管理者が精算を行い給料に反映します。このデータのやり取りはすべてクラウドで行うため、スムーズに行うことができます。 また、会社によってはこの方法にオプションを付けることができます。例えば、タイムレコーダーがあります。これは勤怠管理システムになるのですが、日々の勤怠データを一緒に管理することが可能です。現在、紙のタイムカードを使用している場合は、ランニングコストの削減ができます。また、社員がそれぞれ手入力している場合には、その時間の節約にもなります。このオプションを付ければ社員は必ず、出勤時と退勤時にICカードをかざすようになります。その際には、勤怠データだけでなく交通費も同時に読み込まれます。そのため、自分が使っている交通費を必ず会社に申請できるようになります。 このように、ICカードを使う方法には、多くのメリットがあります。タッチするだけで今まで行っていた作業から解放されるため、導入を進めている会社も多いようです。交通費精算の方法を、新しく検討している会社におすすめの管理方法といえます。

経理担当者にもメリットが多い

ICカードを利用して交通費を精算する方法には多くのメリットがありますが、実際に精算を管理する経理担当者にもメリットはあります。紙や手入力の場合には、精算の作業に時間を取れないことが多いため、区間の運賃や経路などを適当に申請する人もいます。また、なかには定期区間の運賃を含めて申請してくる人もいるようです。もちろん、わざとではなく忘れている場合がほとんどなのですが、経理担当者はこうした申請がすべて正しく行われているのか見る必要があります。このチェックには多くの時間と労力がかかり、会社のお金を扱っている仕事などでミスは許されません。そのため、経理担当者にかかる負担はとても大きいといえるでしょう。 交通費の精算を行っているなかで間違いを発見した場合には、その社員に再申請をしてもらわなければなりません。経理の立場が弱いとこの差し戻しを依頼するときに相手の顔色を窺う必要があり、ストレスになってしまうこともあるでしょう。しかし、先ほど紹介した方法であれば、こうした経理担当者が抱えている悩みを解決することができます。社員が端末にICカードをかざすだけで、その社員が利用した区間や料金を把握することができるので、余裕をもって仕事を行うことができます。 また、区間の料金を調べたりする必要もないため、作業効率も向上するでしょう。定期を利用している場合にも、その金額が正しく表示されるため、間違った金額を精算してしまうこともなくなります。このように、経理担当者にとってもこの交通費の生産方法はメリットがあります。会社の業務効率化のためにも導入を検討してみてはいかがでしょうか。

ICカードの交通費精算を導入して不正申請を防ぐ

交通費精算の不正申請とは

交通費の不正申請には、大きく分けて2つのパターンがあります。1つが自覚して料金や区間を水増ししている、または実際の交通手段とは異なるものを申請している場合です。そしてもう1つが、知らず知らずのうちに間違った金額を申請している場合です。前者は、交通費申請の際に、実際は車で通っているのにバスと電車で乗り継いで通勤している、自宅から会社までの距離をわざと長くしているなどが該当します。これは、明らかに社員が悪いのですが、会社にも問題がないわけではありません。 例えば、申請書は紙で管理していて領収書などの書類を添付する必要がない、承認者と申請者が同じになっているなど手続きが簡単にできる環境では不正が起こりやすくなってしまうでしょう。また、後者の場合も同様です。月末に交通費申請をまとめて行う場合には、社員はほかの仕事に追われていることがほとんどです。特に外回りを多くしている営業マンの場合には、その1ヶ月に訪れた営業先や使った区間を正確に覚えていることは難しいでしょう。そのため、実際に利用した区間とのずれが出てしまうことがあります。例えば、忙しくて定期区間の運賃も交通費に含めてしまった、誤った経路を申請してしまうなどです。これらは、交通費精算の手続きがしっかりと会社内でできていないために起こっているといえるでしょう。 また、営業マンのなかには交通費の精算のために必要な料金の計算などを手間に感じている人もいます。なかには、実際には交通費を使っているのに作業に時間を取られるのを避けるために、精算をしていない人もいるようです。交通費精算がもっと簡単にできるようになれば、こうした不正申請を防ぐことができます。その際におすすめなのがICカードを利用する方法なのです。

ICカードは正確な情報がわかる

交通費精算を紙での申請やパソコン上に直接入力して管理している会社も多いでしょう。しかし、ICカードを使った方法であれば、簡単に正確な情報で精算を行うことが可能です。この方法では、社員それぞれが利用しているICカードから情報を読み取って管理します。そのため、実際に利用している区間や料金が自動的に反映されるのです。紙への記入や自分で入力する場合には、利用していない通勤方法も記載することができましたが、この方法では不可能になります。 また、ICカードで定期を購入していれば、その料金も反映されるため、2重に支払うことがなくなります。このように、交通費申請をICカードで行うことができれば、交通費の不正申請を防ぐことが可能なのです。交通費の不正申請の背景には、交通費を調べるのが大変、入力に時間がかかるなどのことがありました。しかし、この方法であれば、ICカードを会社に設置してありタブレット端末などにタッチするだけでOKです。こうなれば、社員の負担も軽くなるでしょう。 読み取ったデータは、自動的にクラウド上に保存されるため、社内でのデータ共有も簡単です。最初に社員がデータをチェックして交通費申請を行います。その精算をマネージャーなどの上司が承認して、経理担当者などの管理者がチェックする流れになります。不正申請の原因となる入力が自動的に行われるため、経理担当者の不正確認にかかる時間も削減できます。結果として会社全体の業務効率化にもつながるといえるでしょう。この精算方法は交通費の不正申請を防ぐだけでなく、コスト削減も期待できます。

ICカードを導入するメリット

交通費精算をICカードで行うことには、先ほど紹介した以外のメリットもあります。それは、会社全体の交通費の削減が期待できる点です。交通費の精算を間違って生じる金額は社員から見ると少しの金額かもしれませんが、それが長期間継続すれば大きな金額となります。また、不正申請を行う社員が多ければ、それだけ会社が支払う交通費は莫大なものになります。これは、支払う必要のないお金であり、会社から見ると余計なコストといえるでしょう。しかし、この方法であれば正確な交通費を支払うことが可能になります。出発地や到着地、金額、日付などは自動で入力されるので、不正を行うことはできません。経理担当者の確認作業もスムーズになります。 実際に、この方法を導入した企業のほとんどが、交通費の削減ができているようです。申請者が知らず知らずのうちに行ってしまう過剰請求も防ぐことができると好評です。また、ICカードを利用する方法では、サービスを取り扱う会社にもよりますが、オプションを利用することもできます。例えば、経費精算もこの方法で行うことができます。経費の科目を事前に登録するなどは必要なのですが、交通費の精算と同じように簡単に精算をすることが可能です。そのほか、タイムカードの機能も付けられる場合があります。タイムカードとして利用すれば、1日の内に最低でも2回は端末にカードをかざすことになります。その際に交通費の読み取りも同時に行われるため、忘れてしまうことはないでしょう。そのため、紙やパソコンへの入力に比べて社員が交通費を自費で負担する可能性も低くなります。

企業がICカードでの交通費精算をするメリット

交通費精算に関する不満

交通費精算と聞くと簡単な手続きをイメージするかもしれませんが、実際には不満を抱えている社員は多いようです。交通費は基本的に後払いとしている会社が多いため、正確な金額を申請しないと自分が負担した金額が返ってきません。しかし、実際に働いている社員のなかには正確な金額を申請していない人もいます。なぜ正しい金額を申請しないのか疑問に思うかもしれませんが、これには交通費精算の手続きが関係しているのです。交通費の精算の方法にもよりますが、多くの会社では紙への記入、またはパソコン上への入力がほとんどだと思います。1ヶ月に数回しか出張や外回りをしない人であれば、月末にまとめて記入することもできるでしょう。 しかし、普段から外回りが中心の営業職の人は、1ヶ月の間に数えきれないほど電車やバスを利用することになります。これらすべてを完全に把握するというのは難しいでしょう。また、仮にメモを取っていたとしても、紙へ転記することやパソコンに入力することは非常に手間です。実際に交通費精算の業務には時間がかかってしまうといわれており、1ヶ月の交通費を申請するまでに2時間以上かかってしまう人もいます。これは、訪問先のまでの経路や運賃を調べるのに時間がかかってしまうためです。 また、申請を行っても経理部から差し戻しがくることもあり、その場合にはまた調べ直す必要も出てきます。そのため、時間の関係から正確な申請ができないことがあるのです。なかには、この作業に時間が取られるくらいなら交通費は自腹で構わないという考えの人もいるようです。交通費は、本来であれば使った分は社員に支給したいものです。しかし、交通費精算の都合上、それができていない会社も多いです。

簡単に交通費精算が可能

交通費の精算を紙やパソコン上で行う場合には、自分で電車やバスの区間や料金などを調べて入力する作業が必要です。しかし、この入力を自動化できる方法があります。それが、ICカードを利用して交通費の精算をする方法です。電車やバスで通勤をしている会社員の人であれば、ほとんどの人がICカードを利用していると思います。この方法では、会社にデータを読み込むためのタブレット端末を設置し、そこにタッチするだけで利用した日付や出発地、到着地、金額がデータとして読み込まれます。普段使っているICカードになるので、休日に利用した情報なども読み取られてしまうのですが、申請をするときには自分が会社の業務で使用したものを選択できるので個人的な情報が他人に見られる心配はありません。 そのほか、新幹線を利用した場合などカードに情報がないときは、手動で入力できます。必要なものだけ入力すれば良いので、これまでと比べても入力にかかる時間の削減が期待できます。この方法であれば、月末に社員が行っていた作業をなくすことが可能です。外回りが多い営業の人であれば、経路の確認や料金の確認などに多くの時間が取られることもなくなり、他の仕事を行うことができるようになります。また、正確な金額が集計できるため、社員が交通費を自腹で負担するという事態もなくなるでしょう。交通費の精算業務は、正確な交通費を支払うことができるというだけでなく、社員の金銭的負担や作業時間の削減などのメリットが多くあります。導入を進めている会社も徐々に増えてきているおすすめの方法です。

導入も簡単にできる

交通費の精算をICカードで行う方法には、多くのメリットがあると紹介しましたが、なかには手続きやシステムの導入にお金や時間がかかると思っている経営者の人もいるでしょう。しかし、実際には簡単に導入できるケースが多いです。ICカードから読み取ったデータはクラウド上に反映するためインターネット環境は必要ですが、そのほかに必要なのはタブレット端末のみです。現代の会社で、インターネット環境が備わっていないところはないでしょう。タブレット端末も推奨のものなどはありますが、会社で使用していないタブレットがあればそれを使うことができます。また、設置もそのサービス提供会社の人が行ってくれるため、心配はないでしょう。 初回導入時には、利用者のICカードの登録や利用者情報の登録が必要になるのですが、この登録も担当の人が行ってくれるケースが多いです。登録も1人1分程度で終わるため、通常の業務に支障が出ることもありません。この交通費清算を利用するためにかかる金額は、会社によって幅がありますがなかには安いところもあります。 初期費用がかからず、月額利用料も一定という料金プランであれば、かかるのはユーザー利用料のみです。ユーザーが10名以下であれば、全ての金額を合わせても低額で利用できる会社もあるのでおすすめです。負担が少ない金額であれば、導入もしやすいといえるでしょう。今までの仕組みだと経理の人員を増やすと人件費がかかります。しかし、このICカードを使う方法であれば、社員の人数が増えても、そのコストよりも少ない金額で正確な交通費精算が可能です。

ICカードを使う交通費精算の導入には何が必要

交通費精算をICカードで行っている企業は多い

交通費精算は経費などの精算に比べても手間がかかる作業です。この作業に時間が多く取られてしまうと本来の仕事にも影響が出てしまうことがあります。そのため、近年多くの企業が導入を進めているのがICカードを利用して交通費を管理する方法です。この方法の特徴を下記で紹介します。この方法では、企業のオフィスにタブレット端末などを設置します。そして、その端末に通勤などで使っているICカードをかざすことで情報を読み取っていきます。日付や運賃、出発地、到着地などが自動的に反映されるため、入力の手間を省くことが可能です。 普段から営業先への外回りに電車やバスを利用している場合、利用した経路や区間、運賃などをメモしておかなければ正確な精算をすることはできません。しかし、メモをする作業も1日に何回もあれば、負担となります。また、メモをした情報を申請用紙やパソコンに入力するのは時間がかかります。こうした精算作業は月末に行うことが一般的だと思いますが、月末はどの会社も忙しいことが多いです。この忙しい期間にまとまった作業時間を取れない社員もいるでしょう。そうした社員のなかには、区間や料金を曖昧に記載してしまう人や時間が取れないために申請自体を行わない人もいます。しかし、今回紹介しているこの方法であれば、入力に必要な作業はタブレット端末にかざすだけです。 この作業であれば、社員の負担となることはないでしょう。また、それまでにかかっていた作業時間を別の仕事に回すことができるというメリットもあります。つまり、会社全体の作業効率の向上が期待できるといえるでしょう。これが、この精算方法を取り入れている企業が増えている理由です。

システムの導入方法

交通費精算をICカードで行う方法はサービス会社にもよりますが、インターネット環境とタブレット端末があれば簡単に導入することが可能です。ICカードから読み取った情報は、クラウド上で管理するため、インターネットが必要なのですが、会社にインターネット環境が備わっていないという会社はないと思います。タブレット端末がない場合には購入する必要がありますが、その金額が大きな負担となることはないでしょう。もちろん、会社にタブレットが余っていれば、それを利用することができます。 導入方法としては、サービス会社に申し込みをするところから始まります。その後、申込書の記入や設置、初期設定を経て利用できるようになります。新しくシステムを設置するため、実際に利用できるようになるまで時間がかかると思っている人もいるでしょう。しかし、タブレット端末を利用する方法であれば、導入までに時間はかかりません。システムの設置も専任のスタッフがサポートしてくれますし、初期設定も行ってくれます。 利用する前には、利用者のICカードの登録作業が必要ですが、その作業にかかる時間も1人あたり1分程度です。そのため、システムの導入時に会社の業務を止めなければいけないということもありません。また、サービス会社のほとんどが導入後のサポートにも対応しています。ICカードをかざすという簡単なシステムにはなりますが、設定の変更などで困ることが出てくることもあります。また、システム導入後には、これまでの仕組みとは変わるためトラブルも起きやすいです。そうした時には、サポートを活用することが大切です。

ICカードを使う方法の月額料金

交通費精算のメリットや導入方法を先ほど紹介しましたが、月額料金が気になっているという人もいるでしょう。交通費精算をクラウドで管理するサービスを提供している会社はいくつかあるため、その料金体系も各社で異なります。しかし、なかには初期費用がかからないところもあります。そうした会社では、一定の月額料金とユーザー利用料を合わせた金額を支払います。ユーザー料金は1人当たりの金額が決められており、利用する人数分がかかります。そのため、中小企業のようにユーザーが少ない場合は、料金も安くなるでしょう。ユーザーが多ければその分の料金がかかってしまうのですが、それだけ交通費精算にかかる時間の削減にもつながるため、高すぎるということはありません。 実際にこの方法を導入した会社のほとんどがコストの削減を実感しています。例えば、この交通費精算の方法では、システムの仕組み上不正請求や二重請求を行うことは難しいです。その結果、交通費の削減につながります。また、申請にかかる時間だけでなく経理担当者の作業時間も短縮することができます。 経理担当者は、その交通費が正しい金額なのかを調べたり、集計したりしなければならないのですが、この交通費精算方法ではそうした手間がかかりません。また、サービス会社によっては、ICカードに勤怠管理や経費の精算をオプションとして付けることができます。交通費と経費をこのシステム上で管理することで、正確な申請や精算が簡単にできるようになります。ICカードでタイムカードをつけるようになれば、定期的に交通費のデータを自動的に取ることも可能です。