勤怠管理・交通費精算・経費精算ツール

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コラム

経費精算システム導入によって得られる手間削減などのメリット

経費精算における会社側の負担

従業員の賃金は労働をしている時間によって決められます。出退勤の時間は会社や従業員によって違いはあるでしょうが、残業や休日、休日出勤などによっても違いが出てきます。会社側はその出退勤の時間を管理し、正しい労働時間となっているのかチェックしなければいけません。1人1人の出退勤時間を把握しなければいけない事はもちろん、労働基準法に違反していないかきちんと調べる事も必要になります。この出退勤の管理の事を「勤怠管理・就業管理システム」と呼びます。このシステムによって残業時間が多い会社は減らせるように問題を解決に導く事が出来ますし、より従業員が働きやすいように会社側が工夫出来そうな事を模索する事も可能なのです。 従業員の労働時間の管理は会社にとっては大変重要です。出退勤が自己申告の場合、申告漏れがあったりなど内容が確かなのかも疑問が持たれますし、サービス残業を強いられるなど、従業員にとってデメリットな部分もあります。手作業で管理しなくてはいけないために会社側にとっても大きな負担となってしまいます。最近ではタイムカードを使用している会社は多いでしょうが、手作業なためにミスも多く、会社に来られない場合は他の従業員がタイムカードを代わりに打刻したり自己申告となるため、不当な行為をしてしまう可能性も考えられるのです。また、アルバイトやパートなど従業員が多いと正しい管理が出来ないなど会社側にとっても機能的ではありません。 しかし近年多くの会社で取り入れられてきているものがあります。それはICカードを利用した勤怠管理システムです。この方法であれば自動計算してくれるため、会社側の負担も少なく手間削減に繋がるなど、多くの利点が期待出来ます。

システム導入は会社側にとって重要

経費精算はもちろんですが、勤怠管理などが会社側にとってなぜ重要なのかと言うと、年々厳しくなりつつある労働基準法が原因でしょう。労働者の事を考え、厚生労働省が多くの決まり事を作ったのです。労働基準法は毎年改正されるため、会社側は違反しないよう勤怠管理などはしっかりと把握していかなければいけません。例えば2015年から厚生労働省は、長時間の労働など違法な時間働かせる会社側に是正勧告を言い渡しています、年3回受けると会社の名前を公表され、「ブラック企業」という会社にとってはデメリットの多いイメージを世間から受ける事になります。そうなると、飲食店やスーパーなどの場合は売り上げにも悪影響が及ぶ事も考えられますし、新しい従業員を雇う際には応募者が少なくなってしまうなど会社側にも悪影響が出てしまいます。 また、2016年からは年次有給休暇を全社員が年に5日強制的に取得するという事が決まりました。シフト管理なども大変になりますし、もし取らなかった場合には大きな問題にもなってしまいます。このように、会社側には多くの決まり事が増え、従業員の勤怠管理などについてしっかりと把握しなければいけなくなったのです。 勤怠管理・就業管理システムについてはアラート機能などにより、好転する事が見込めます。勤怠管理・就業管理がしっかりとしていれば、働いている従業員にとっても働きやすい状況に変化する事が出来ますし、働く意欲も増す事が予想されます。また、新しい従業員を募集する際にも応募者にとっては好条件にもなりますので会社側にとっても多くの利点が得られる事になるでしょう。

手間削減によるメリット

従来、多くの会社で自己申告やタイムカードによって勤怠管理がされてきました。また経費精算も全て手入力で行われてきました。そうすると、集計や管理が手作業なために手間が掛かり、会社側にとっても人件費が掛かるなどデメリットになる部分が多くあったのです。ですが、最近ではいつも出勤の際に使用しているICカードやスマートフォンなどを利用した勤怠管理・就業管理システムを多くの会社が使い始めています。今まで、手作業で勤怠管理を行っていた場合には、申請書の記入やスケジュールの確認などをしなくてはいけなく、多くの時間を費やす事になっていました。ですが、最新のシステムを利用すれば時間を大幅に削減する事ができ、管理を行う従業員の残業も減らす事が出来ます。特に会社側にとっては、タイムカードの用紙代やインク代、事務作業に掛かる人件費なども削減でき、経費が大幅に削減出来るほかに従業員の不正なども無くす事が出来るため、無駄な経費を使う事も無くなります。もちろん手作業で起こりやすい集計の際のミスなどもなく、管理画面を使用すれば従業員全員の勤務などを見る事が出来るので、管理もしやすくなり業務効率化・手間削減を図れる事が必然となります。ICカードを利用する事によって、交通費の清算などもしやすく、出張の際にも会社にその都度どこまで電車で行ったかなど細かい事を従業員が申請しなくても良いため、従業員にとっても手間削減となるなどメリットが多くあるのです。 このような細かい事柄が減るだけでも、会社側や従業員にとっては重要です。効率よく作業を進められるので仕事にも集中しやすく、働きやすくなるでしょう。

クラウドシステムが経費精算の手間削減の重要なポイントとなる

クラウドシステムを理解する

勤怠管理の手間を省き、業務の効率化などに繋がるクラウド勤怠管理システムですが、クラウドサーバーを利用した勤怠管理システムではどんな効果を得られるのでしょうか?まずはクラウドサーバーがどういったものなのか、その仕組みについて理解しておきましょう。クラウドサーバーとは、実在するサーバーを仮想化することによって実際には実現しないのに実在しているように見せる技術です。 例えば、存在する8コアCPU、メモリ4GBのサーバーが1台あるとします。これを1コアCPU、メモリ1GBずつに分けることによって8台分のサーバーが同時に稼働しているように見えるのです。これにより、1つのサーバーで行われていた作業を8つに分けて行うことで作業の効率化につながります。最初からサーバーを用意していれば問題ないのでは?と思われるかもしれませんが、クラウドサーバーを利用することによって様々なメリットを生むことができるのです。クラウドサーバーを利用することによってまずソフトウェア上でのサーバー管理だけで済むようになり、ケーブルを接続する、サーバーを運び入れるなどといった手間を省くことができます。 またサーバーのメーカーなどが変われば、同じコア・メモリだったとしてもOSを変更したり設定を1台ずつ変えなくてはならないため、管理業務がさらに面倒になってしまいます。クラウドサーバーを利用することによって存在するサーバー自体の稼働効率もアップし、さらには実在のサーバーを新しく購入する必要もないためコスト削減を図ることもできます。このクラウドサーバーを利用した経費精算ツールを導入することで、交通費などの経費精算にまつわる時間・コストを最大限カットすることができ、企業にとって様々なメリットを得られます。

手間削減につながるシステム

クラウドサーバーを利用した経費精算・勤怠管理システムを利用する場合、人事や経理、営業部などの従業員によってそれぞれの手間削減が可能です。まず人事・経理についてですが、基本的に自分が管理している人、例えば同部署のメンバーの勤怠状況をチェックすることができます。いちいち一人ずつチェックしなくてはいけないものが、パソコンで一覧から確認することができます。 勤怠状況だけではなく、残業した時間や有給を消化しているかどうかなどについてもチェックできるサービスが付いたクラウド勤怠管理システムもあります。これによって誰がどんな状況なのかをすぐに判断することができ、他の作業に時間を割くことができます。承認時の作業も簡易化されており、申請された情報に間違いないかを確認したら1クリックするだけで承認が完了します。また、管理者は承認者を含め、全てのユーザーの勤怠情報をチェックすることができます。ユーザーの登録や削除、勤務体系の変更などの他にも、承認者が承認したものに不備があるようなら申請を取り消して承認者へ返すことが可能です。集計する際もクラウド勤怠管理システムであれば、常に情報集計を行っているためすぐに集計された情報を閲覧及び印刷することができます。今までこの集計業務などに時間を割くことが多かったという方にとっては、かなりの手間削減に繋がります。さらに利用者にとっても使いやすくなっており、出勤・退勤申請で手間取ることが少なくなります。また、自分の勤怠情報を印刷することもできるので、勤怠時間が気になる方もいちいち上司に相談しなくても勤怠情報をチェックできます。

システム導入におけるより良い労働環境づくり

勤怠管理及び経費精算につながるクラウドシステムを導入することで管理する時間の削減、そしてコストの削減にもつながるのですが、具体的にはどのようなコストを削減できるのでしょう?例えば集計作業は数字を打つ作業を従業員数分こなさなくてはならず、その分の人件費が発生してしまいます。さらにもしも出勤時間を不正している人間がいたとすると、今までの管理体制では見逃してしまっていた不正をクラウド管理にすることで防ぐことができ、不正に支払われていたものも支払わなくて済みます。タイムカードを購入するコストなどもなくなるため、毎月ある程度のコスト削減が期待できるのです。通常、勤怠管理というものは仕事の内に入るのですが、自分の仕事も残っている上に勤怠管理が重なってくると相当な負担となります。これは過重労働のリスクとなってしまうので注意しなくてはなりません。 また、管理者自身だけではなく、従業員の過重労働のリスクを減らすこともできます。近年過重労働による過労死などの問題がニュースでも取り沙汰されていましたが、このようなことが実際に自分の会社でも起こるリスクは潜んでいます。 例えば部署によって残業数が飛び抜けて多かったり、休んでいる人が多いなど、業務量や人手不足がすぐに把握できれば業務を配分し直したり人を応援にまわしたりと、様々な対応を行うことができます。そのためリアルタイムで勤怠管理ができるクラウドシステムの利用がおすすめなのです。コストだけではなく業務量を減らしたり管理をしやすくすることで、より良い労働環境を作っていくことができます。

経費精算・勤怠管理システムでリアルタイムに手間削減

目の届く管理がなかなかできない状態

一番忙しく働いている従業員を会社側は本当に把握できているのでしょうか。会社の経営者として従業員の管理は行き届いてなくてはいけません。しかし、従業員数が増えていくにつれて管理能力は限界を迎えてしまいます。少人数の勤怠管理であれば目の届くことであっても、さすがに30人を超えてしまうと勤怠状況を把握するのは難しくなるでしょう。そこで多くの企業がタイムカードを使用した勤怠管理を採用しているのですが、ここでの問題点は勤怠状況を把握できるのが1ヵ月遅れになってしまうということです。この勤怠管理方法は月初か月末にタイムカードに記載された時間をexcelなどに入力して勤怠記録が完成します。場合によっては紙に書き移して管理しているところも珍しくはありません。手間がかかってしまう上に多くの時間を費やしてしまうのも現状です。これでは忙しい従業員が体調を崩してしまったり、休む暇もないことでモチベーションが下がってしまうことにすら気付くことができません。管理している側も一度に何十人もの勤怠管理をすることは大変だということは誰もが想像がつきます。その結果、担当者が体調不良で休んでしまうことになったり、モチベーションが下がってしまい退職してしまう事態を招きかねません。企業では様々な状況があるので、当然長時間働かなくてはいけない場合も出てくるかもしれませんが、リアルタイムに従業員の忙しさを把握できていないことは問題点として解消する必要があります。かといって、管理者が帰った後の残業状況や休みの時の部下の休日出勤を把握するのは困難です。従業員数が多く残業申請などが多くなってしまうと全てを記憶していくことは不可能になってきます。 このように働いている従業員としても管理者側にしっかり把握されていないことで色々な問題が生じてきます。こうした問題解決や管理業務の手間削減のためにも、クラウド勤怠管理システムの導入が重要となります。

経費精算・勤怠管理システムは時間外労働・過労問題を解決できる?

団魂世代が新入社員だったバブル絶頂期は、高度成長の波に乗って賃金も上昇していくのが当たり前でしたが、リーマンショックに突入すると景気も落ち込み、ここ数年は景気が回復しつつあるようです。しかし労働人口が減少した影響で、人手不足やサービス残業が増えつつあるのが現状です。元々モーレツ社員として働いてきた人が経営者や管理者になっているので、時間外労働は当たり前という認識を持っている人もいました。しかし近年では長時間労働は過重労働とみなされ、管理者に対しても強い責任を問われています。 「名ばかり管理職」問題は、サービス残業を強いられる時間外割増賃金が支払われない問題です。ブラック企業の烙印が押される企業の中で最も多い理由が時間外労働が多かったり、サービス残業を強要したり、過酷な労働が多いことにあります。もはや時間外労働はリスクとしてとらえるべき問題となっているのです。そして管理職員には通常の時間外割増賃金を必ず支払わなければいけないというわけではありませんが、時間管理そのものをしなくてもいいというのは間違った解釈です。過去に大手企業の管理監督者であった男性社員が長時間労働やストレスなどが原因で自殺してしまった事件も発生しています。裁判にまで発展し、遺族の身の回りの手帳などの証拠品から過重労働が発覚しています。管理監督者であっても時間管理から逃れることができないう問題が明らかになっているのです。本格的に時間外労働を抑制するのであれば時間外労働の判断は事前申請を徹底し、必ず管理職の指示のもと業務が遂行されれば問題ないのですが、その都度「忙しい時期に備えて少し多めに時間外労働をやろうか」などという勝手な判断に、社員も黙認してはいけません。

タイムリーに経費精算&勤怠管理

従来の勤怠管理は、タイムカードと集計作業を常にセットとして管理を行っていました。しかしこれでは集計時間もかかってしまい、手間もかかってしまいます。管理職として従業員のタイムリーな勤怠管理を把握しておくことは負担を軽減するためにとても重要です。経営者にとって悩みの種となる勤怠管理をクラウド化することによって手間削減に繋がるでしょう。勤怠データや交通費などの経費精算にもリアルタイムで一括管理でき、集計作業も自動で行っていくので時間の短縮になります。その分他の仕事に手を回すことが可能となるのです。従来の紙のタイムカードを使用していると、短時間の間に行列ができてしまったり、押し間違いや押し忘れなどが発生し、不正打刻が起こってしまうこともあります。しかしリアルタイムで勤怠管理するシステムでは、自動集計してくれる上、集計もシフト作成も大幅に時間が短縮できるので、インターネットに接続していれば導入費用もあまりかかりませんし、これは大きな経費と手間削減となるでしょう。 そして問題となっている労働外時間の抑制に関しても、勤怠管理をIT化することによって残業代ゼロに近づけることが期待できます。残業申告がしづらいと感じていた従業員も、この制度によって超過労働を強いられることは少なくなるでしょう。 また統計機能を使って総労働時間や残業時間、休日出勤などの状況もリアルタイムで把握できることも簡単です。有望な従業員の退職は企業側にとっても大打撃です。諸事情によって退職することは避けられませんが、モチベーションの低下によって退職することは企業側も避けたいところです。管理者として適切なケアをするためにどれだけの従業員がどれだけの時間、働いているかを理解しておくことで働き過ぎている従業員へのケアができることになるでしょう。

会社・従業員共にコスト・手間削減できる経費精算システム

会社側が気を付けなくてはならないこと

企業には従業員の勤怠管理を行う義務があります。なぜ管理をする必要があるのかというと、「法律上の義務」と「会社を守る」という理由があるからです。まず法律上の義務についてご説明します。労働基準法第108条に基づき、貸金台帳という書類作成が義務付けられています。この貸金台帳は労働日数や時間、残業・休日・深夜労働の時間など勤怠に関する情報が書かれる書類です。この情報は出勤簿から正しく確認しなくてはならないので、タイムカードなど従業員の出勤を確認できるシステムの導入が必要になります。また、労働基準法第109条で、貸金台帳や出勤簿については、3年間は必ず保管をしておかなければなりません。 続いては、会社を守るという理由です。勤怠管理をしないということは、従業員の労働時間をまったく把握していないことになります。そうなってしまうと2つのリスクが生じてしまうのです。まず1つ目のリスクが、従業員の過重労働になります。労働契約法で企業側には安全配慮の義務があります。また、労働安全衛生法でも、従業員の健康と安全を確保することが責務です。過重労働は従業員の精神面や健康面に大きなデメリットを与えてしまいます。 2つ目は給与支給が正しく行われなくなるリスクになります。給与支給の関係で会社と従業員が争うことは増加傾向にあり、特に未払いの残業代は退職後に請求されることが多いです。1人に払ってしまうと他の従業員も請求しはじめ、そこからさらなるトラブルにも発展してしまいます。解決に多額なお金が必要になったり、未払い残業代や過重労働のことが表面に出てしまえば、会社のイメージダウンにも繋がってしまうのです。従業員へ正しい給与を与えるために、企業は勤怠管理をしっかり行う必要があります。

勤怠管理・経費精算ツールは会社のメリットとなる

勤怠管理をすることは、ただ正しい給与支給だけではなく、職場問題や経営改善といった企業の経営力にも関わってきます。例えば長時間労働の割合が多い従業員がいる場合、その理由は「業務知識の不足」「仕事量が多い」「後輩指導に時間がかかる」「残業のペースが遅い」などの理由が考えられるでしょう。もし知識不足であれば研修を受けさせ、1日先輩について見本を見たり、業務が進まない部分を従業員同士で確認し、その部分への改善策を見つけることで解消できます。 指導に時間がとられる、仕事量が多いのであれば、これは人員配置を見直すことが必要です。例えば時間単価の高い従業員が昼間に本業を行い、深夜帯にファイリングを行うとした場合、ファイリングや他の雑務は時間単価の低いアシスタントを付けることで作業効率も上がり、さらに人件費も抑えることが可能です。なお長期労働は心身共に大きなダメージとなってしまいますが、改善されれば疲労も少なくなり、仕事効率のアップも期待できるので、長く残業している人には指導や注意が必要となります。 このように勤怠を把握すれば教育研修の不足や、人員配置などの問題を発見でき、さらに従業員の不満や疲れなども知りながら、改善や対策を思考することができるのです。改善できれば従業員のやる気も上がり、離職率も抑えてより良い経営が行えるでしょう。また、経費精算の手間を省けるため、月に一度机に向かって経費精算を行っていた従業員もこの作業がなくなるため、より自分たちの仕事に集中することができます。

会社だけではなく従業員にとってもメリットの大きいシステム

企業側が従業員の勤怠を把握することで、従業員一人ひとりに正しく給与支給ができ、退職後の未払い請求などのトラブルを未然に防ぐことができます。また、過重労働や経営に関わる問題の把握から解消、対策など経営のトラブルも改善することができるでしょう。勤怠管理は従業員、そして企業を守ることに繋がります。ですが、管理するには膨大な時間が必要となり、時間を確保するには手間削減が必要です。そこで手間削減に有効なのがクラウド型の勤怠・就業管理システムになります。今までのタイムカードは締切日に出勤簿を回収し、細かくチェックする必要がありました。ですが、締切日までに仕事が増え、申請漏れや長時間勤務の把握や対応が遅れてしまうケースも多かったのです。しかし、クラウド化すれば出張が多い人でも、クラウドから勤怠のデータをいつでも見ることができ、勤怠に関わる問題を常に把握し、早めの対策や改善に導くことができます。オフィスに置いたタブレットにICカードをかざすだけで出退勤の記録ができ、修正にはクラウドに申請して承認を受けなくてはいけないため、改ざんのリスクも少ないです。さらに、給与計算と連動していることも多いので、入力の誤りから有給休暇の残日数管理なども簡単になります。勤怠申請を印刷し直したい場合は、データ出力からPDFファイルを出力し、そこからプリントアウトして書類として提出することも可能です。さらに、短時間勤務や日数限定など複雑なシフト管理も電子化した勤怠管理はとても便利と言えます。管理や業務での手間削減としてクラウドシステムの需要は高まっていくでしょう。