タイムカードの勤怠管理のミスで考えられるリスクと対策

勤怠管理ミスによる総務への負担

労務管理担当者は社員の労務管理が仕事になるわけですが、一言にそう言ってみてもそれにかかる手間は甚大です。例えば、勤怠管理がタイムカードや出勤表で行われている場合、締め日に合わせてのデータ集計はとても手間がかかります。例えば有給休暇の管理ひとつをとってみても、一人ひとりの取得状況によってまったく計算が異なるので手間がかかってしまうのです。 手間がかかってしまう場合、どうしても起こってしまうのがデータ集計時のミスです。手間がかかるということは、全体の作業にも遅れが出てしまいます。それを取り戻そうとしたら余計に他の部分で現場社員のミスが多くなってしまう可能性も出てきてしまうのです。現場社員は正しい記録を毎日行い、申請もきちんと行うことが基本なのですが、日々の作業が忙しくなることによってどうしても細かな作業にまで手が届かなくなることもあります。管理者も承認作業にまで手が届かなくなることもしばしばですし、ろくに内容確認を行わずに承認してしまうということもあり得るわけです。こうしたことが実際に起こってしまいますから、労務管理担当者はとても大変なのです。 労務管理担当の仕事は思っている以上にとてもたくさんあります。その仕事を毎日正確に、迅速にこなさなければならないのですが、こうした問題があるためにそうはいかないのです。もちろんどの部署も大変であることは変わりはないのですが、とにかく労務管理担当の仕事が大変であるということは企業で働いている人は理解をしなければならない点でもあります。大変な仕事であることが理解できると、それが円滑な仕事につながることも十分に考えられるでしょう。

過重労働の抑制への対策

業務における勤怠管理は仕事の基本です。これが守られていてこそ社員全体が守られることにつながるのですが、もしも勤怠管理においてミスが多くなるとどのような問題が起こるのでしょう。 勤怠管理におけるミスが多くなると、それに対処をしなければならなくなります。やらなければならない作業が本来はあるわけですが、それに対してミスのカバーをしなければならなくなる分、どうしても今しなければいけない仕事に手が回らなくなってしまいます。1度行った作業に対して不備があった場合には、それを修正しなければならないのです。その修正作業に当たることによって、その人が本来行っていた業務を時間通りに進めることができなくなります。その時点でひとつの工程に遅れが生じてしまいます。それが何箇所にも及んでしまうことによって、作業全体に遅れが出てしまうのです。1つのミスからマイナスのスパイラルに巻き込まれてしまう事もあります。 本業というのは、過重労働撲滅を行うことです。勤怠管理を確実に行うことによって、社員の労働時間をしっかりと把握ができますし、それによって働きすぎを防ぐための対策をとることができるというところなのです。ですが、それ以前にミスが多発すると何もできなくなってしまうのです。 では、失敗をなくすためにはどうしたら良いのでしょう。手間削減をしっかり意識すること、そのためのシステムを導入することが必要になります。手間削減が実現できるならば、失敗を減らすことができるはずです。失敗が減ればその分本来の仕事ができますし、それによって作業の効率化に繋がります。

クラウド型勤怠管理でミス削減

勤怠管理をクラウド型で行うことによって、ミスを少なくすることができます。クラウド型のシステムの場合、ネット上で簡単に申請を行うことができます。勤怠の申請に関して言うと、ワンクリックで規定の場所に入力するだけでいいのです。管理画面の承認申請の画面を参照するだけでいいですし、打刻漏れがあった場合でも簡単に修正することができるのです。申請に関しての手間を減らすことができるわけですから、仕事にも集中ができるというものです。それによって作業効率も上がるというメリットもあるのです。 読み込むことの出来るICカードがあれば簡単に利用することができるため、操作も間単にできます。手作業になると、どうしてもデータの入力に関して間違いがおこる可能性が出てきます。人間が作業をしていると、時間経過によって作業精度が下がってしまいます。それによってミスが出てきてしまうのですが、それをパソコン上での集計作業に切り替えることによって失敗を減らすことができます。管理をしている側としても、手作業による時間を短縮することができますし、その分別の作業にも人員を増やすことができます。また、別の作業に人員を増やすわけでなくとも、その分全体の作業時間を減らすことができるのは魅力的です。操作は簡単ながら不正打刻が行われないよう工夫されているものも多いため、打刻の失敗を減らすことができ、さらに効率化を図ることができるシステムは会社としても助かるツールです。

エクセルの勤怠管理で考えられるミスと対策

エクセルによる勤怠管理の課題

エクセルによる勤怠管理で起きる課題について紹介します。勤怠管理というのは、企業にとっては必ず必要な業務なのですが、それは従業員にとっても管理側からしても大きな負担になっています。 まず、生産性の低下が考えられます。個々の社員がエクセルを使って集計、申請することは、業務の生産性の低下を招きます。毎月申請日になると、出退勤のデータをエクセルで集計して上司に提出します。それから、承認を得て人事部への申請という形になります。申請についてはすぐに提出ができるところに人事部があれば良いですが、そうでなければまた一手間かかります。同じ敷地内であれば良いですが、そうでなければ時間的にも大きなロスが生まれてしまうのです。 また、信頼性の低下という面もあります。内部からの情報漏れも起こり、セキュリティに対する不安がある現在では、多くの企業においては作業を慎重に行うことが求められています。ですが、故意ではないにしても、手作業では転記ミスが発生するわけです。転記ミスが発生した場合、それがほんのわずかだとしてもコストの負担になってしまいます。このコストの負担が積もりに積もってしまうこともまた、企業にとって大きな損失につながるのです。 管理側にとっても手作業はどうしても効率が悪くなります。時間外労働に対しての賃金の計算は煩雑になっています。この計算に関しては状況によって面倒なものが多いです。そのため、どうしても法規への対応を十分にするには熟練が求められます。担当者が仮に習得できたとしても、その継承をすることが難しいのです。そして、こうした部分を平準化するためにはどうしてもシステムを用意することが不可欠になるのです。

勤怠管理システムがもたらす効果とミス削減

勤怠管理システムと呼ばれるものがあります。これを利用することによって、エクセルによる手作業の問題を解決することができます。また、さまざまなメリットを得ることができるのです。勤怠管理システムは、ネットワーク機能を持ったタイムレコーダーで出退勤時刻の入力が可能となります。さらに、代理打刻を防ぐためのシステムも導入されています。これにより効率化を図れるわけですが、それ以外にもメリットがあります。 コンプライアンスの順守もまた、このシステム導入によって可能となります。例えば、労働基準法や労働安全衛生法といったところです。毎年、労働基準法は改正されており、順守は手作業で行うのは難しくなっています。システムが代行することにより、管理は正確になります。 そして、過残業の防止という点もまた、役割のひとつとなります。もしも法定外の労働が課されていた場合において健康被害が起こったとしたら、そのときには慰謝料が請求されてしまいます。健康被害があった場合には、外部からの評判もどうしても悪くなってしまいます。ですから、リアルタイムに労働時間を監視することによって、過残業の防止につながります。過残業の防止は、慰謝料が発生すること以外にも、従業員がその環境に耐えかねて辞めてしまうというデメリットもあります。辞めてもらわないようにすることを目的として勤怠管理のシステムを導入することそのものにもメリットがあるでしょう。こうしたことによって、仕事における様々な問題を解消できるというメリットがあるのです。

ミス削減と効率化を追求するならクラウド型

どうしても手作業をしていると、ミスが起こる可能性が高くなります。もしも手作業での集計の必要がなくて出勤の承認も簡単にできるというツールがあればどうでしょうか。これはとても便利だと思われます。こうしたツールは実は存在しているのです。 クラウドを使ったツールであればどこでも使うことができます。ネットワークでつながっているのならば、それはどこでも利用できることになります。例えば、1人がデータ入力を行うことによって、すべての人が見るファイルにその内容が反映されます。ですから、距離が離れた場所にいても、データを参照できる、書き込みができるということになります。 出勤の承認のボタンを押した人がいれば、離れた場所でそれを確認することができる、さらには、そのデータを自動で集計してくれるというシステム、それさえあれば、計算の手間も集計の手間もかなり省くことができることでしょう。あとは、細かな部分の確認がきちんとできれば問題はないはずです。 何よりも、事務所がたくさんある企業の場合にはとても便利であり、事務所同士がネットワークでつながっていれば、そのデータの連係も簡単に行うことができますし、集計時の負担を大きく減らすことができるというのはとても便利なものです。 何よりも、こうしたシステムに関しては、導入も簡単にできることが多く、管理画面からあらゆる操作が可能、そして使い方も分かりやすくなっています。手作業よりも確実に精度を上げたいと思ったときは、クラウドのシステムを導入することを検討してみると良いでしょう。

ケアレスミスを減らす勤怠管理システムの特徴

不正打刻やケアレスミスの問題

タイムカードを使っている事務所はまだまだ多いのが現状です。このタイムカードですが、実はいくつか問題を抱えています。例えば、タイムレコーダーのすぐ横にタイムカードが置かれているケースもあるでしょう。タイムカードをすぐに取ることができる状況下では、他人が代わりにタイムカードを打つこともできますから、遅刻した人の分も一緒に打刻するということを簡単にできてしまうのです。もしも毎日1時間の遅刻をする社員が一人いるとしましょう。仮に時給が1,000円だとしたら、20日勤務で20,000円もの損害を出してしまうのです。年間になると24万円と、大きな損害が知らず知らずのうちに出てしまうのです。 また、ケアレスミスの問題というものもあります。仮の話ですが、もしも1時間の時給が800円の人がいるとしましょう。給与計算のときに、ケアレスミスが起こることによって、その人の時給が900円で計算されているしたらどうなってしまうでしょうか。その人がフルタイムで週に40時間働いていた場合を計算してみると、32,000円と36,000円ですから、実に4,000円もの差額が出てきます。これを4週としたら16,000円もの損害を生んでしまうのです。もちろん、普通に注意していれば起こることのない問題なのですが、どうしても大量のデータを管理することになってしまうため、ケアレスミスが出てしまう可能性もゼロでなくなってしまうのです。そして、そのミスはどんなに小さなものであっても、会社に損害を与えてしまいます。 結局のところ、人の手でやるものですからどうしようもなく、だからこそシステムの導入が叫ばれているのです。システムを導入することによってこれらの問題を回避することができるならば、導入した方が良いでしょう。

ミスの軽減によるメリット

勤怠管理システムを使うことによって、出退勤時間を正確に把握できるようになります。システムが導入されていない場合には、労働者の勤務時間を把握するために手書きの日報やタイムカードを使った転記作業が行われています。ですが、従業員が増えてくることによって、作業は煩雑になってしまいます。勤怠管理のシステムを使うことによって、この作業が自動化されます。自動化されることによって、出退勤のデータが集約がされるため、様々な場所での管理が容易になるのです。 そして、申請フォームを統一化できることに加え、承認作業の効率化を行うことができます。多くの会社では、残業や有給休暇の取得などに関して、独自のルールを設けています。大体の会社では、これらの申請は紙ベースで行われることが多いです。しかし、この場合には管理が難しくなることが多いのです。事後申請も行われていることから、ルールがうまく機能しないこともあるのです。そこでシステムを利用することにより、社内ルールに基づいた申請フォームをブラウザ内に統一できる機能があるのです。ですから、承認もスムーズにいきますし、チェックだって簡単にできるようになっています。 何よりも、これらのメリットを存分に生かすことによって、失敗を減らすこともできるのです。自動化できることによって、手作業を行うことも部分的には必要ですが、その一部、または全部をシステムに任せてしまうことによって、失敗を減らし、損害を減らすことにも繋がるのです。小さな金額でも、積もり続けることによって大きな金額になることを理解しておくと良いでしょう。

勤怠管理の効率化でミスを減らそう

勤怠管理を効率化することは大事なことです。それによってミスを減らすことができるからです。それでは、どのようなミスを減らすことができるのでしょうか。効率化とはどのようなものなのでしょうか。 まず、申請者の効率化についてです。会社に対しての各種申請については、通常は手作業で書類を書いて行うことが多いです。例えば、残業の申請をしたいと思ったら、残業申請の用紙をもらってきて、それに記述をして印鑑を押してまた提出をしに行くことになります。必要であれば上司の承認も得る必要があります。こうなると、どうしてもそれぞれの工程において何かしらずれが生じる可能性が出てしまいます。 当然承認者の失敗も減らすことができます。給与計算というのは簡単であるように見えますが、やっていることは複雑ですし、人によって金額に違いがありますので、やはりそれがミスに繋がっていくこともあります。アルバイトの時給の計算は簡単ではありますが、もしもそこに税金が絡んできた場合や、出退勤において何かしら手当てがつくような場合だと、その計算が面倒になってしまいます。その面倒を取り除くためにシステムを用いるわけです。それにより、それまでの作業効率が大幅にアップすることは間違いないでしょう。 こういったように、小さな失敗であってもその損害を集めてみると、とんでもない額になります。たとえ1円でも安く済ますことができるように、まずは勤怠管理の効率をあげることを第一に考えてみる事が良いです。省かれた時間と労力は別の業務に当てることが可能となります。

ミスが多い紙から勤怠管理システムへ移行して生まれるメリット

紙のタイムカードの問題点

紙のタイムカードというのは、全国の会社でまだまだ使われています。そのタイムカードには、実は問題点がいくつか存在しています。 最も大きな問題としては、手作業が多くて効率が悪いという点になります。紙のタイムカードでの勤怠管理は、作業効率が悪くなります。専用の端末にカードを通すだけで自動で打刻してくれますから、申告者にとってみると便利なものです。しかし、効率的に見える反面、打刻をする人が楽でも集計をする人が大変なのです。 手作業で電卓を使いながらの労働時間計算をすることになります。もしもこのときにミスが出てしまったら問題になってしまいますから、一度計算が終わってから再度確認が必要になってきます。そこでミスが見つかったとしたら、改めて計算をやり直ししなければなりません。 もしも他の場所に支店があった場合には、タイムカードを配送してもらうための手配も必要になります。そもそも、確認や梱包、発送作業自体はそんなに難しいことではないのですが、一定の時間もかかってしまいますし、協力をしてくれない従業員もいます。給与計算をしなければならないのに、それに対して協力を得ることができないというのはとても大きなストレスになってしまうことが考えられます。 要するに、作業をすることに対して紙のタイムカードというのは今の時代にはマッチしていない面が多いのです。手作業自体は別に良いことなのですが、それに対しての見返りが小さく、ミスを避けることがどうしても難しいのです。こうした点があるからこそ、システムを導入することに意味があると言えます。紙のタイムカードを使っているのであれば、このデメリットがあることを少なからず理解しておくことが大事になるでしょう。

パソコンで集計するメリット

勤怠管理を集計してパソコンで表示することができるのは大きなメリットがあります。 まず、管理画面というものがあるのですが、これを使うことによって勤怠情報を含めた各種申請を行うことができます。例えば、タイムレコードの承認機能というものがあります。これは、承認者申請があがってきた部署のメンバーの勤怠を承認することができるというものです。もしもここに問題があった場合には差し戻しをすることもできます。システムの管理者は、その権限もあり、社員の勤怠情報の確認と承認ができるようになっています。 それから、タイムレコードをCSV出力することもできます。データ上にあるものというのは、そのまま残しておくこともできますが、CSV出力をして印刷して保管しておくという方法も可能です。デジタルデータですから、何があるか分かりません。不慮の事故によってデータそのものが飛んでしまった場合、復旧には手間がかかるはずです。ですが、紙のデータにして残しておくことにより、損害を防ぐことができます。出力は指定した日程でも行えます。 勤怠情報を集計して表示する機能というのは、日ごとの勤怠情報の下に月間集計の計算が可能となっています。何よりも、計算をするのが手動ではなくてオートでやってくれるというのは大きなメリットになりえるでしょう。あらかじめ条件を決めておけばそれに合わせた計算を行ってくれるわけです。後はそもそもの入力データに問題がないかを確認できればOKというわけです。いずれにせよ、パソコンでデータの管理ができるというのは大きなメリットがあると思って間違いありません。

クラウドのメリット

クラウドというのは、仮想化という意味があります。この仮想化は、サーバーを例に取ると1台の物理サーバー上に複数のサーバーが動いているように見せる技術のことを言います。 このクラウドシステムを使うことによって、いつでもどこでもリアルタイムにできて、転記ミスや記入漏れを減らすことができるのです。例えば、システムの承認者の立場からしてみると、勤怠情報をシステム上から簡単に見ることができます。出退勤の情報に関してもあらゆることを自動で毎日集計してくれます。承認時の作業も、データを見て間違いがなければそのまま承認ボタンをクリックするだけで終わるのです。つまり、それ以外の部分に時間を割くことが可能で、より慎重に入力されたデータが間違いないかを調べることができます。結果、ミスが減るということに繋がります。 申請側からしてみると、クラウド上にデータがありますから、どこからでも簡単にデータを見ることができます。出張先の会社でも、パソコンやスマホを使ってアクセスができます。そこから出勤や退勤などの項目の入力ができるようになっています。リアルタイムでの入力ですから、調べれば不正もすぐに分かります。 また、急いで出勤をしたときにはタイムカードを通し忘れてしまうこともあるでしょう。ですが、リアルタイムであれば出勤のときのほんのわずかな時間を使って手元で出勤操作ができるため、記入ミスも減らすことができるのです。また、もしも出勤の操作を忘れていたとしても、同じく手元で簡単な操作で申請ができますから安心です。勤怠管理には最適なシステムということです。

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