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コラム

勤怠管理の手間削減によって得られるメリット

会社が抱える課題

労働時間こそが従業員の賃金の基本となります。雇用契約のときに賃金の中身について決めることにより手当が計算されるわけですが、近年、労働時間の申告や管理の煩雑さが課題となってきました。出勤や退勤の時刻が自己申告になっている場合、信憑性に欠けることもありますし、申告における手間の問題も出てきます。また、休日出勤等の申告漏れが起こる場合もありますし、サービス残業の問題も出てきます。また、集計が手作業となる場合には、間違いない計算が必要となりますし、それも管理部門にとって大きな負担となってきます。もしも間違いが発生しているとしたら、大きな問題になりかねないからです。 では、タイムカードを導入したらどうでしょうか。タイムカードならば間違いないと思われますが、人による手作業となるため、転記ミスの可能性も出てきます。機械式のタイムカードもありますが、機械自体に間違いがあった場合、多少なりとも賃金にずれが出る可能性があります。また、直行直帰の場合もタイムカードに触れることができなくなり、自己申告になってしまいます。こうなると申告する時間が自由になってしまうため、不正発生の元になってしまいます。何よりも、パートやアルバイト、それに派遣社員などが多い企業はもちろん、労働体系の違いによって生じる給与計算の多様化もあります。そのような場合、手作業になるとどうしても正確な管理ができなくなってくるわけです。 こうした場合に有効な方法が、勤怠管理・就業管理システムと呼ばれるものです。このシステムは、ICカードや生体認証システム、あるいはスマートフォンによる申告、GPSによる管理にも対応しているものもあります。ここで計算されたデータはシステムに順次送信され、雇用契約の内容に従って給与が計算されます。これによって管理部門の負荷の軽減と正確な給与計算が可能となるのです。

必要な理由

では、この勤怠管理システムはどうして求められているのかということです。これが求められている理由としては、労働基準法が厳しくなっているという点があります。労働者を保護しようという観点から、厚生労働省は労働時間を短くしようとしているのです。それに伴い、労働法は毎年改定されているのですが、それが企業にとって負担となっています。この負担を少しでも軽減させることを目的として、勤怠管理や就業管理を自動化するシステムが必要というわけなのです。 そして、36協定というものがあります。これは時間外労働に対する取り決めなのですが、簡単に言うと時間外労働を行う場合には労働基準監督局に届けなければならないというものです。1日8時間、週に40時間労働が決まっているわけですが、これを超えないように計算するためにもシステムがあった方がいいのです。万が一、これを破ってしまうと労働基準法違反になってしまうのです。 また厚生労働省は、ブラック企業というもの発表しています。従業員に対して過酷な労働を強いる企業の中で、年間に3回の是正勧告を受けたときは社名が公表されてしまうことになります。ブラック企業としての名前が出てしまうと、企業のイメージも落ちてしまいますし、それによって従業員の確保も難しくなってしまうでしょう。勤怠管理のシステムが導入されていれば、違反になる可能性を減らすことにもなりますし、その記録も正確に残しておくことができます。記録を正確に残しておくことによって、万が一、是正勧告をされたときでも、反論の余地を作ることができるのです。

事業効率が増す

勤怠管理の導入を行うことによって、どのようなメリットが生じるのでしょうか。これに関していうと、コスト削減や手間削減、あるいは業務の効率化が期待できます。手間削減やコスト削減の面で言うと、タイムカードやトナーなどの備品購入代金を浮かせることができます。また、事務作業における人件費を削減できるという点もメリットです。タイムカードを従業員が自ら打つ場合、不正にタイムカードを通されることも考えられます。わずかな時間であっても、会社にとっては損害になってしまいますが、その損害を減らすことができるのです。 業務効率化においてですが、たとえば、手入力での管理を行っている場合、それを大幅に削減できます。当然ですが、システムを使うのと手入力では処理に必要となる時間がまったく違ってきます。それにかける手間削減ができるということは、別の作業にも時間を割くことができるわけですから、当然業務の効率化につながります。これまで人の手に行われていたものを、システムに任せることによって得られる恩恵は、思いのほか大きなものになります。何より、作業が効率化されると、会社内での従業員の負担を減らすことができるため、そのモチベーションの低下を防ぐことができるのです。 たとえば、これまで夕方の6時までかかっていた作業が5時に終わるようになったとしたらどうでしょう。雇用主にとっても、従業員にとっても大きなプラスになることは間違いありません。とにかく作業の負担を減らしたいと思ったときは、システムの導入を検討してみるといいでしょう。

手間削減に貢献するクラウド勤怠管理システムの仕組みと効果

クラウドサーバーの仕組み

クラウドサーバーをご存知でしょうか。サーバー運用において、クラウドサーバーは欠かせないものとなっています。別の名を仮想化サーバーと呼びますが、この基本的な仕組みについて知っておきましょう。 仮想化というのは、本来はそこにあるはずのないものを実体化しているかのように見せて利用するものです。パソコンで言うと、仮想メモリや仮想ドライブなどといった言葉を聞いたことはないでしょうか。こうしたものも本来そこにはないメモリやドライブを、物理ディスク上にあるものとみなして利用できるのです。この理論を用いて利用できるものこそがクラウドサーバーなのです。クラウドサーバーは物理サーバーに仮想化ソフトウエアと呼ばれるものをインストールし、仮想のサーバーを作り出すのです。別に仮想化しなくてもと思うかもしれませんが、実はそこにはいくつかのメリットがあるのです。 サーバーを仮想化させることによって、物理サーバーがフリーズしてしまった時にすべてを再起動させないとだめというトラブルから抜け出すことができます。仮に仮想化サーバーがとまったとしてもそれは物理サーバーが停止したわけではありませんから、仮想化サーバーを再起動させればよいだけなのです。また、仮想化サーバーというのは、ファイルとしての扱いができますから、管理についても簡単に行うことができるのです。さらには、サーバーの処理能力をスペック分しっかり利用することができ、物理的な機材を減らすことができます。そして、仮想化サーバーはソフトウェアで管理されていますから、均一なスペックでの利用が可能なのです。設定もすべて同じになりますから、サーバーの管理もやりやすくなるというわけです。

承認者・利用者の手間削減

勤怠管理の手間削減には、タイムカードの管理が不可欠です。タイムカードを使うときには、まず初回作業が必要になります。勤怠管理の登録、それに社員登録を済ませることによって、作業が簡単に行えるようになるのです。登録を済ますことができた時点で、承認者としての利用が可能となるわけです。 承認者は通常時には自身で管理をしているメンバーの情報を見ることができるのですが、このときに勤怠情報の確認もできるのです。管理画面を見ることができるわけですが、ここにはさまざまな情報が掲載されていますから、一目でどのような感じになっているのか確認できます。残業があった場合や有給が消化された場合などは、自動で集計が行われるわけです。承認はワンタッチで可能となっています。 タイムカードのシステムは、入力している人たちの情報を即座に調べることができます。その情報は細かく、すぐに見られるようになっています。そして、システム管理もされているのですから、勤怠情報もリアルタイムで計算してくれ、手作業での集計作業は必要ありません。オートでの計算ということで手間が大きく省かれます。また、必要に応じて各種データをPDFデータでエクスポートすることもできます。これによって集計作業にかかっていた手間を大きく省くことができるようになるわけです。 勤怠管理の手間削減は大変なことも多いですが、システムをひとつ導入することによって、とても簡単なものになるのです。導入の際、コストは多少かかるかもしれませんが、長期的に見た場合、日々の手間削減は大きな効果を生みますから、結果的にはプラスになるはずなるでしょう。そうした面からも、是非とも検討を考えてほしいものです。ちなみに、利用者から見たときには申請は1クリックで完了してしまいます。もしも漏れがあったとしても、そのときには手入力での修正が可能となっています。自動でシステム管理が行われますが、修正の介入は随時できますので、働いている側としても安心です。当然、勤怠情報をPDFにて印刷もできます。

コスト削減の効果

勤怠管理というのは、そもそも集計作業が必要になるものです。集計作業の時間を削減できるのならば、その分のコストを削減できるはずです。たとえば、作業時間を自動化することによって削減するのであれば、それは事務作業に対してかかる人件費を減らすことにつながります。集計作業も自動で行ってもらえるため、管理の手間自体も減らすことができるわけです。 この集計作業の時間が本来1時間かかっていたものとして、それが自動化によって10分に短縮できたとしたら、それだけでも約1時間分のコスト削減につながります。その分別の仕事にも手を回すことができ、全体の作業のコストを削減できるというわけです。わずかなコストの削減であっても、企業にとってみれば大きなプラスになるのです。 勤怠管理は、さまざまな形態があり手間がかかるものですが、その手間を削減することには大きなメリットがあります。今の時代は社会的に労働時間に関する問題が大きく取り上げられており、経営者の安全配慮義務が問われている状況があります。これに関しては、時間外労働や休日労働などの問題も含まれているわけですが、こうした問題は勤怠管理の手間を削減することによっても改善されます。そして、この手間の削減によるメリットは、労働問題に対して、長時間の労働にならないための具体的な対策になりえます。また、長時間労働によって生じる可能性のある、精神的・肉体的な負担を軽減してくれるはずです。何より、労働時間を短縮化できることによって従業員の心が豊かになり、結果的に作業効率をアップさせることができることも期待できるのです。労働時間が長いことはいいことだと言われた時代もありましたが、今はそのような時代ではないということです。

手間削減をしたリアルタイムな勤怠管理がもたらす効果

社員の体調不良・モチベーション低下

現在、自分の会社において、忙しい従業員というのを把握できているでしょうか。これに関しては、実際には把握できていないというところが、ほとんどなのではないでしょうか。どうしても処理がリアルタイムに追いつかず、把握するには手間がかかるので難しいのです。そもそも、タイムカードを使った勤怠管理の方法では、その月に行われた労働時間を確認できるのが翌月になってしまいます。ですから、当月にどのくらい働いたかというのがリアルタイムに分からないのです。リアルタイムに忙しい従業員を把握できない場合、多数の問題点が生じます。 まず、あまりにも忙しい状況になると、従業員の体調不良に気づくことができません。倒れてしまってから、分かることもあるのです。最悪のパターンとして、退職してしまう可能性もあります。退職ならまだしも、もしもそれが原因で大きな病気になってしまったりする場合などは、たいへんな問題になってしまいます。そうでなくとも、毎月長時間の労働が続いていたとしたら、よほどのことがなければモチベーションは低下してしまいます。モチベーションが低下することによって、作業全体の効率が下がる可能性もあります。これによって、作業のミスが起こる可能性もあるということです。ミスが起こった場合、会社にとっても大きな損害が出る場合があります。 会社にとって、上手く従業員を使うことはとても大事なことです。作業時間を長くすることが、生産効率を上げるとは必ずしも言えないのです。仕事に対して適切な作業時間でなければ、人間の集中力は続きません。だからこそ、忙しい従業員の把握はきちんと行う必要があります。また、しっかりとしたケアを行ってあげることも大事となります。

残業時間の抑制

現在の日本は、ようやく長い不況の時代から抜け出そうとしている状況です。その一方で、会社としての労働人口が減少していることから、1人あたりの労働時間が長くなる傾向があります。昔から労働をしている人は、元々長時間労働に対しての違和感はないのですが、世の中の流れはむしろその逆です。 長時間労働は、現在大きな社会問題となっており、事業主の管理責任、安全配慮義務違反なども問われるようになっているのです。また、未払いの時間外賃金がある場合には、これを退職時に請求されるということも出てきているのです。現在、時間外労働は管理職に関しては支払われないこともあり、サービス残業とも言われています。これも問題となっており、時間外労働が多いことはリスクとしか言いようがないのです。もしもブラックの状況が続いたとしたら、いずれはブラック企業の烙印を押されてしまうことになります。これは、長時間労働やサービス残業の指摘を受けた企業になるのですが、それが明るみに出れば会社としてもかなり影響がでるでしょう。 ブラック企業として認定された場合、まず社会的に地位が大きく下がってしまうことになります。そして、その会社で働こうという人が集まりにくくなってしまうでしょう。会社にとって人材は必ず必要になるわけですが、人が集まらないことだけでなく、今働いている従業員までも辞めてしまう可能性もあるのです。長時間労働に関しては、このような問題があるのです。

クラウド型でリアルタイム化を実現

勤怠管理の手間削減は、クラウドのシステムを使うことによって、どこからでもリアルタイムで管理が可能となります。リアルタイムになることを前提とした場合、勤怠管理におけるさまざまな問題を解決することができます。 例えば、管理者から見たときに勤怠管理の問題で、どのくらい仕事をしているのか、残業時間はどのくらいになっているのか、有給はどの程度消化しているのかということは、データとしてはあっても実際には調べるのには時間がかかります。ですが、クラウドシステムを導入することによって、データをすぐに参照できますし、入力されたデータも自動で集計されるのです。それによって、全体の業務コントロールを簡略化できることはもちろん、業務も平均的にできるのです。 労働者側としてみると、やはり面倒なのが申請のときです。申請となると、書類を作成して提出しなければなりません。この書類の作成が面倒だったり、不備があると返却されてしまいます。また、印鑑も用意しなければならないなどいろいろと面倒なところもあります。しかし、システムを使うことによって、申請がクラウド上で簡単に行うことができるというのは大きな魅力になるはずです。そして、書面に出力するときでも一瞬で作業が終わるというのは魅力的でしょう。 このように、勤怠管理における手間削減を含めた問題点をあっという間に解決してくれるのです。これは、大きなメリットであると言ってもいいでしょう。だからこそ、クラウドのシステムは導入する価値があるわけです。手間削減をしたいと思うならば、今すぐにでも導入を検討してみてはどうでしょうか。

勤怠管理の手間削減で経営分析を迅速化するポイント

勤怠を管理しないことによる企業のリスク

勤怠管理を行うことは、当然企業として求められることです。これを行うことの理由は法律上の義務であること、そして企業を守るということの2つがあります。法律上の業務としては、労働基準法第108条というものがあります。勤怠管理に関しては、賃金台帳と呼ばれるものを作成しなければなりません。賃金台帳には、さまざまな勤怠情報の記録が必要となり、そのために出勤簿があるのです。そして、賃金台帳や出勤簿は3年間保存しなければならない義務があります。 また、勤怠管理には企業を守るという役割もあります。勤怠管理をしなければ、給与計算が正しくできません。また給与計算をするための材料もありませんし、さらには未払い残業請求に対しての反証材料がないということになります。これに関して言うと、企業と従業員との間でトラブルが起こってしまった場合、どうしても外の目に触れてしまうことになります。そうなると社会問題に発展することも考えられるのですが、特に未払い残業請求などの問題になってくると企業にとってマイナスイメージがつくリスクがあるのです。事実、1人に支払いがあった場合、その後から多数の人から請求が来る可能性もあります。そうなると、数百万、あるいは数千万円単位にもなるほど、多額の請求をされてしまうこともありえるのです。社会問題として取り上げられるケースも十分にあるわけです。 企業としては、マイナスになることはまず避けたいと考えます。一度マイナスに向いてしまったイメージというのは、払拭するのに時間がかかりますし、それによって失くした信頼を取り戻すのにもどうしても時間がかかります。こうした問題が起きなければ、本来この時間は無駄なものなのです。

勤怠管理による経営効果

勤怠を正確に把握することによって、経営にも大きな影響が出てきます。勤怠の管理をきちんと行うことによって、長時間労働をしている人が分かります。この状況を正確に把握することによって、会社にとってよい経済効果を出すことができるのです。 長時間労働をしている理由としては、本人の業務知識が足りない、後輩の指導に時間がかかる、仕事の量が多い、残業をのんびりしているなどがあげられます。業務知識が足りない場合には知識を身につけさせることによって改善することができますし、指導に時間がかかるようであれば、人員配置の見直しも検討できるでしょう。残業時間が長いのであれば、指導や注意ができます。このように、勤務時間を正確に把握できれば迅速に対応ができるというわけです。このように、勤怠の状況が分かるだけでもそれに対応する策をいくらでもとることができる、ということが分かるでしょう。 ただし、勤怠の管理を行うことは、どうしても総務担当者にとって時間的な余裕が必要になります。勤怠の管理は人海戦術にもなります。1人分の勤怠管理を行うのに平均5分かかるとして、100人の従業員の分をチェックするのに500分かかります。そこからさらに給与担当者が勤怠のチェックをして入力ミスがないかなどをチェックするわけですが、これも同じように1人につき5分かかるとしたら500分かかるわけです。それだけの手間がかかるわけです。勤怠管理を正確に行うことによってメリットはたくさん得られますが、それを100%実感したいと思ったら、スムーズな勤怠の管理を行うためにも手間削減の必要性があるのです。

企業を守る勤怠管理

では、この手間削減についてですが、クラウド型の勤怠管理システムを利用することによって可能とする方法があります。 クラウド型のシステムを使うことによって、リアルタイムでの状況把握ができるようになります。締め日が来てからタイムカードや出勤簿を集めてチェックすると、どうしてもその日付近の仕事が多くなってしまい、申告漏れや過重労働に対しての把握や対応が後手になってしまいがちでしたが、あらゆるデータをリアルタイムで見ることができれば、その時々での対応が可能となるため、問題の発生を未然に防ぐこともできるようになるのです。つまりは、問題が起こってから対応するという手間を大きく減らすことができるわけなのです。 そして、それ以外にも、クラウド型のシステムの場合、交通費精算機能や経費精算機能がついているものあるので、それを利用して給与計算システムと連動し、データを集計することができます。それによって、かなりの手間を省くことができるのです。出退勤の記録もしっかりと行うことができるため、不正があった場合にも事前に見つけることができます。そして、月の労働時間にアラートを設定しておくことによって、労働時間のオーバーをしていないかどうかも簡単に発見できるようになります。 こうしたことがシステム機能のおかげで、会社は何かしらの問題が起こる前に対策をとることができます。手間削減を効果的にしながら、あらゆる面において会社を守ることができるわけです。そのくらいクラウド型のシステムは導入する価値があるということです。